Darbo aplinka keičiasi iš esmės: „Xerox“ žengia permainų priešakyje

Asta Dekinienė, „Xerox“ vadovė Centrinės ir Rytų Europos regiono distribucijos grupei, teigia, kad tradicinė spausdinimo, kopijavimo ir skenavimo industrija sparčiai keičiasi, ir netolima praeitis, kai spausdintuvas atliko kelias pagrindines paprastas funkcijas, blykšta užmarštyje. Dabartinę transformaciją lemia įvairios tendencijos – demografiniai pokyčiai, augantis mobilumas, tvari plėtra, skaitmeninė organizacijų transformacija, išaugęs poreikis taupyti kaštus ir būtinybė maksimaliai sumažinti saugumo rizikas.

Atsakas demografinėms permainoms

„Yra kelios globalios tendencijos, turinčios įtakos visam mūsų industrijos vystymuisi. Viena iš jų – demografiniai pokyčiai. Šiuo metu rinkoje dirba kelios kartos – vyresni, jaunesni ir visiškai naujai atėję į rinką darbuotojai. Anksčiau, kai buvo mažiau įrankių, buvo dirbama panašiais metodais, tačiau dabar vyresniems, įpratusiems prie popierinių dokumentų, ir su kompiuteriu užaugusiems jaunuoliams tenka kurti naujas bendradarbiavimo patirtis. Mūsų pareiga – atliepti į visų poreikius, kurti tiltus tarp fizinės ir virtualios informacijos“,  – pasakoja A. Dekinienė.

Kaip sujungti materialius ir skaitmeninius dokumentų pasaulius? Gamintojai, eidami koja kojon su informacinių technologijų pažanga, kuria įvairius naujus produktus – programėles, programinius ir technologinius sprendimus.

„Šie technologiniai šuoliai suteikia naujų galimybių, tačiau tai – ir nauji iššūkiai, kaip geriausiai pasinaudoti esama pažanga ir kurti aukštesnę vertę versle. Įdomu tai, kad lūkesčiai iš asmeninių patirčių keliasi į verslą. Per pandemiją prasidėjus masiniam apsipirkimui internetu, žmonės suprato, kad galima pirkti greitai, patogiai, o galimybių – aibės. Šios patirtys keičia ir verslo pageidavimus – organizacijos nori būti lanksčiai, patogiai, saugiai ir greitai aptarnaujamos“, – pastebi A. Dekinienė.

Skaitmenizacija ir mobilumas keičia procesus

Per pastaruosius metus beveik išnykusios darbo vietų ribos, mobilus ar hibridinis darbas – kryptis, reikalaujanti naujų sprendimų dokumentų valdymo srityje. Pasak pašnekovės, kai kurios įmonės, anksčiau atidėliojusios procesų skaitmenizavimą, per dvejus metus pasiekė septynerių metų pažangą. Permainos buvo itin sparčios, išsiplėtė keitimosi dokumentais ir informacija, bendradarbiavimo organizacijoje galimybės.

Skaitmenizacija, pasak „Xerox“ atstovės, daro tiesioginę įtaką verslo procesams, todėl „Xerox“ siūlo visą pluoštą aplikacijų, kurios padeda paspartinti procesus.

Nuotolinio ir lankstaus darbo modeliams reikalingas patogumas ir produktyvumas, kurį užtikrina „Xerox® Workflow Central“ platforma – debesų technologijos pagrindu veikiantis sprendimas, kuris leidžia konvertuoti fizinius ir skaitmeninius failus į tinkamus naudoti formatus. „Workflow Central“ leidžia lengvai akimirksniu transformuoti dokumentus iš bet kurio įrenginio, įskaitant asmeninius kompiuterius, planšetinius kompiuterius, mobiliuosius įrenginius ir daugiafunkcius spausdintuvus. Tai idealiai tinka keliaujantiems darbuotojams, dirbantiems su įvairiais įrenginiais ir dokumentų tipais, „Workflow Central“ sprendžia kasdienius darbo iššūkius, tokius kaip vertimas, redagavimas, failų konvertavimas ir kt. 

Vienas iš pavyzdžių – teisininkų kontoros, kuriose svarbu dokumentuose užtušuoti tam tikrą konfidencialią informaciją. Jei tą atlieka žmogus mechaniškai – sugaištama daug laiko, auga darbo kaštai. „Xerox“ siūlomas sprendimas – aplikacija, leidžianti nuskenuoti dokumentą ir jame sužymėti reikiamus retušuoti laukelius. „Vienas mygtuko paspaudimas - ir sutaupoma daugybė darbo valandų. Patogu tai, kad aplikacija gali būti įdiegta ir pačiame „Xerox“ aparate, ir elektroninėje erdvėje – telefone ar kompiuteryje“, – naujoves pristato A. Dekinienė.

Šiuolaikinė spausdinimo įranga, naudojant atitinkamas progamėles, gali teikti vertimo paslaugą ar tekstinius dokumentus paversti į garso failus, kuriuos vėliau galima perklausyti.

„Tokių aplikacijų sukurta labai daug, o „Xerox“ išskirtinumas yra tai, kad savo partneriams suteikiame prieigos taškus bei mokymus. Partneriai, atsižvelgdami į savo klientų poreikius, gali kurti dar labiau individualizuotus sprendimus. Ši galimybė – gan išskirtinė, ją teikia tik nedaugelis gamintojų“, – pabrėžia pašnekovė.

Dar viena tendencija – augantis savitarnos poreikis. „Xerox“ pristatė savitarnos salelių – „Xerox Workplace Kiosk“ – sprendimą, kuomet įprastus funkcionalumus turintys spausdinimo aparatai gali būti talpinami labiausiai vartotojų lankomose viešose vietose: prekybos centruose, svetingumo, mokymo įstaigose, viešosiose erdvėse, pavyzdžiui: biurų pastatuose, bibliotekose ar oro uostuose. Norint naudotis tokiu aparatu, nereikia darbuotojo paslaugos – visos funkcijos atliekamos savitarnos principu, taip pat ir apmokėjimo už paslaugą sprendimai. Tokią paslaugą siūlančios įstaigos turi galimybę gauti papildomų pajamų, tuo tarpu vartotojai gali atsispausdinti, skenuoti ar nusikopijuoti dokumentą ten, kur jiems patogu.

„Šis sprendimas irgi padeda spręsti darbuotojų stygiaus problemą. Į savitarnos galimybes žengiama daugelyje sektorių – akivaizdžiai tą matome, pavyzdžiui, mažmeninėje prekyboje“, – pažymi A. Dekinienė.

Tvarumo iššūkiai

Vienas didžiausių iššūkių, su kuriais susiduria spausdinimo paslaugų pramonė – tvarumas. Mažinti taršos pėdsaką, popieriaus sunaudojimą, naudoti mažiau emisijų generuojančius produktus, visiškai netoksiškus tonerius, gaminti tokią įrangą, kurią įmanoma perdirbti ar panaudoti pakartotinai  – tik dalis užduočių, kurias sprendžia tokios kompanijos kaip „Xerox“.

A. Dekinienė įžvelgia svarbius šiuo metu vykstantčius pokyčius – vis dažniau spausdinami tik tie dokumentai, kurie teikia vertės organizacijai, didėja skaitmeninių dokumentų srautai ir poreikis duomenų analitikai. Pasitelkus tokias priemones, kaip „Xerox Print Awareness Tool“  vartotojams suteikiama informacija apie jų spausdinimo elgseną, siūlomi tvarumo patarimai, nurodomos galimybės pagertinti efektyvumą. Tokios priemonės skatina sąmoningą požiūrį į tvarumo valdymą ir spausdinimo apimčių mažinimą.  Klientams tampa svarbu pasirinkti energiją taupančius daugiafunkcius spausdintuvus, pažymėtus EPA ENERGY STAR® ir EPEAT ekologiniais ženklais. Produktai, pažymėti EPEAT logotipu, atitinka ENERGY STAR ir papildomus kriterijus, apimančius kiekvieną produkto gyvavimo ciklo etapą – projektavimą, gamybą, tiekimo grandinę, naudojimo etapą ir gyvavimo ciklo pabaigą.

Keičiasi klientų aptarnavimas pasitelkiant inovatyvius įrankius su papildytos realybės galimybėmis, atveriančias naujus būdus klientus konsultuoti ir aptarnauti nuotoliniu būtu.  Naujasis Xerox „CareAR“ sprendimas leidžia aptarnavimo komandoms akimirksniu teikti nuotolinį vaizdinės papildytos realybės pagalbą klientams ir darbuotojams.

Naujas paslaugų patirties valdymas su virtualia platforma „CareAR“

Andrius Jakimavičius, „Biznio mašinų kompanijos“ (BMK), oficialios „Xerox“ atstovės Baltijos šalyse, verslo plėtros vadovas,  pristato „Xerox“ sprendimą, peržengiantį tradicinės spausdinimo paslaugų industrijos ribas – platformą „CareAR“, kuri leidžia nuotoliniu būdu spręsti klientams iškilusias problemas.

„Augant veiklos, kuri vykdoma nuotoliu, taškų skaičiui, didėja ir nuotolinio aptarnavimo poreikis. Pasitelkus „CareAR“, tam tikroje vietoje kilusios problemos gali būti sprendžiamos virtualioje aplinkoje, per nuotolį. Taip sutaupoma laiko, kvalifikuotas specialistas neprivalo vykti į vietą, problemą jis gali pašalinti konsultuodamas klientą virtualiai. Šis sprendimas prisideda prie kompetencijų spragų rinkoje užpildymo – aukštos kvalifikacijos specialistas, nevykdamas pas klientus, gali išspręsti daugiau užduočių ir dirbti efektyviau. Galiausiai, sutaupoma kuro emisijų tokiems iškvietimams“, – apie „CareAR“ pasakoja A. Jakimavičius.

BMK šiuo metu testuoja šį programinį sprendimą ir tikisi, kad tai leis reikšmingai išplėsti paslaugų portfelį. A. Jakimavičius priduria, kad ši platforma gali būti pritaikoma visuose segmentuose, kuriuose yra nutolusių taškų ir juose esančios įrangos – nuo telekomunikacijų, elektros tinklų, buitinės technikos remonto iki lėktuvų remonto.

Pasak A. Jakimavičiaus, partnerystė su „Xerox“ bendrovei padeda Baltijos regione diegti pačius naujausius sprendimus, kurie atspindi rinkos tendencijas ir atliepia klientų lūkesčius.

„Mes save identifikuojame kaip integratorius, kadangi „Xerox“ suteikiamus sprendimus lokalizuojame, pritaikome pagal klientų poreikius. Džiugu, kad „Xerox“ ne tik suteikia įrangą ir technologijas, bet ir užtikrina mokymų, kompetencijų gilinimo aplinką. Esame „Atea“ įmonių grupės dalis ir turime visus reikiamus IT resursus – tai mūsų stiprybė, kadangi galime atsižvelgti į visus klientų lūkesčius šiuolaikiniame technologinės pažangos kontekste“, – pažymi BMK atstovas.

Pasak jo, nebeužtenka klientui tik pristatyti įrangą ir ją aptarnauti – dirbama nuolatinio bendradarbiavimo, teikiančio abipusę vertę, pagrindu, taip gimsta individualūs sprendimai kiekvienai organizacijai.

„Gilinamės į organizacijų vidinius procesus ir užtikriname sklandų dokumento kelią nuo jo popierinio pavidalo iki dokumentų valdymo sistemos. Šį kelią siekiame kiek įmanoma automatizuoti, standartizuoti, sukurti saugią aplinką dokumentui. Tam kuriamos specialios programėlės bei autorizavimo sprendimai. Esant poreikiui analizuojame dokumentų turinį, kad juos vėliau būtų paprasta valdyti organizacijos įsidiegtoje sistemoje. Taip pat sparčiai automatizuojame ir savo vidinius procesus, kad klientui dar greičiau ir efektyviau galėtume suteikti paslaugas. Nuolat ieškome sistemų, kurios galėtų atliepti šiandieninį kontekstą ir skirtingų klientų poreikius“, – pasakoja A. Jakimavičius. 

Įvertinta pasauliniu lygmeniu

Daugybę inovacijų kurianti ir diegianti korporacija „Xerox“ buvo pripažinta globaliu lygmeniu – „Quacirca“, pasaulyje pirmaujanti spausdinimo industrijos rinkos analizės ir konsultacijų bendrovė, pripažino „Xerox“ rinkos lydere savo 2022-ųjų debesų kompiuterijos paslaugų apžvalgoje (Cloud Print Services Landscape report). Pasak apžvalgos autorių, „Xerox“ įtvirtino savo lyderystę tiek strateginės vizijos atžvilgiu, tiek vertinant siūlomų paslaugų spektrą.

Apžvalgoje teigiama, kad „Xerox“ savo klientams suteikia lanksčius ir patikimus sprendimus, kurie padeda užtikrinti efektyvumą greitai kintančioje darbo aplinkoje, o svarbiausia – atveria galimybę organizacijoms tvariai plėstis, įdarbinant technologiškai pažangiausius įrankius.

Svarbų įvertinimą „Xerox“ pelnė ir 2021 m., „Quacirca“ valdomų spausdinimo paslaugų (Managed Print Services, MPS) ataskaitoje.

„Xerox“ yra viena stipriausių tiekėjų valdomų spausdinimo paslaugų rinkoje, turinti ilgą sudėtingų sprendimų diegimo patirtį. „Xerox“ stiprybės – itin išvystyta pasaulinė paslaugų tiekimo architektūra, stiprus pardavėjų palaikymas, gebėjimas įdarbinti gilią analizę ir aukščiausi saugumo standartai – tai charakteristikos, itin svarbos brandžioje MPS rinkoje“,  – rašoma ataskaitoje.