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1 | Patient Coordinator Monthly Checklist | |||||||||||||
2 | Name:___________________________ | |||||||||||||
3 | MONTH | Review and grade on no show percentage- Target 30%, Achieved- | ||||||||||||
4 | Percentage conversion of calls - Target 90% Achieved- | |||||||||||||
5 | WEEK 1 | |||||||||||||
6 | DAILY | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | |||||||
7 | Fill openings in schedule from asap , recall, uncompleted treatment lists | |||||||||||||
8 | Call all patients 48 hours ahead of the schedule to confirm/remind patients | |||||||||||||
9 | Call unconfirmed 24 hours ahead to confirm and schedule missing family | |||||||||||||
10 | Call early in the morning for Same Day reminder/ missing family | |||||||||||||
11 | Review and Clear all emails and Revenuewell/Open Dental Alerts | |||||||||||||
12 | Text/Call broken appointment patients- Reschedule Text addnotes | |||||||||||||
13 | Complete post op calls for the previuous day treatment calls | |||||||||||||
14 | WEEK 2 | |||||||||||||
15 | DAILY | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | |||||||
16 | Fill openings in schedule from asap , recall, uncompleted treatment lists | |||||||||||||
17 | Call all patients 48 hours ahead of the schedule to confirm/remind patients | |||||||||||||
18 | Call unconfirmed 24 hours ahead to confirm and schedule missing family | |||||||||||||
19 | Call early in the morning for Same Day reminder/ missing family | |||||||||||||
20 | Review and Clear all emails and Revenuewell/Open Dental Alerts | |||||||||||||
21 | Text/Call broken appointment patients- Reschedule Text addnotes | |||||||||||||
22 | Complete post op calls for the previuous day treatment calls | |||||||||||||
23 | WEEK 3 | |||||||||||||
24 | DAILY | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | |||||||
25 | Fill openings in schedule from asap , recall, uncompleted treatment lists | |||||||||||||
26 | Call all patients 48 hours ahead of the schedule to confirm/remind patients | |||||||||||||
27 | Call unconfirmed 24 hours ahead to confirm and schedule missing family | |||||||||||||
28 | Call early in the morning for Same Day reminder/ missing family | |||||||||||||
29 | Review and Clear all emails and Revenuewell/Open Dental Alerts | |||||||||||||
30 | Text/Call broken appointment patients- Reschedule Text addnotes | |||||||||||||
31 | Complete post op calls for the previuous day treatment calls | |||||||||||||
32 | WEEK 4 | |||||||||||||
33 | DAILY | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | |||||||
34 | Fill openings in schedule from asap , recall, uncompleted treatment lists | |||||||||||||
35 | Call all patients 48 hours ahead of the schedule to confirm/remind patients | |||||||||||||
36 | Call unconfirmed 24 hours ahead to confirm and schedule missing family | |||||||||||||
37 | Call early in the morning for Same Day reminder/ missing family | |||||||||||||
38 | Review and Clear all emails and Revenuewell/Open Dental Alerts | |||||||||||||
39 | Text/Call broken appointment patients- Reschedule Text addnotes | |||||||||||||
40 | Complete post op calls for the previuous day treatment calls | |||||||||||||
41 | ||||||||||||||
42 | ||||||||||||||
43 | ||||||||||||||
44 | ||||||||||||||
45 | ||||||||||||||
46 | ||||||||||||||
47 | ||||||||||||||
48 | ||||||||||||||
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50 | ||||||||||||||
51 | ||||||||||||||
52 | ||||||||||||||
53 | ||||||||||||||
54 | ||||||||||||||
55 | ||||||||||||||
56 | ||||||||||||||
57 | ||||||||||||||
58 | ||||||||||||||
59 | ||||||||||||||
60 | ||||||||||||||
61 | ||||||||||||||
62 | ||||||||||||||
63 | ||||||||||||||
64 | ||||||||||||||
65 | ||||||||||||||
66 | ||||||||||||||
67 | ||||||||||||||
68 | ||||||||||||||
69 | ||||||||||||||
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71 | ||||||||||||||
72 | ||||||||||||||
73 | ||||||||||||||
74 | ||||||||||||||
75 | ||||||||||||||
76 | ||||||||||||||
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78 | ||||||||||||||
79 | ||||||||||||||
80 | ||||||||||||||
81 | ||||||||||||||
82 | ||||||||||||||
83 | ||||||||||||||
84 | ||||||||||||||
85 | ||||||||||||||
86 | ||||||||||||||
87 | ||||||||||||||
88 | ||||||||||||||
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91 | ||||||||||||||
92 | ||||||||||||||
93 | ||||||||||||||
94 | ||||||||||||||
95 | ||||||||||||||
96 | ||||||||||||||
97 | ||||||||||||||
98 | ||||||||||||||
99 | ||||||||||||||
100 |